Learn4Life aus Köniz setzt auf Wachstum und digitale Transformation, um mehr Chancengleichheit in der Grundbildung zu erreichen. Mit der Entwicklung einer neuen Verwaltungssoftware dürfen wir sie dabei unterstützen.
Für Learn4Life in Köniz haben wir eine massgeschneiderte Lösung zur Verwaltung ihres Schulbetriebs entwickelt. Sie ermöglicht die digitale Unterrichtsplanung und die Verwaltung relevanter betrieblicher Daten, wie beispielsweise Personen, Räume, Abonnemente und Anstellungen. Verschiedene Ansichten bieten stets einen Überblick über den aktuellen Plan und erlauben kurzfristige Anpassungen. Datenvalidierungen und verschiedene Hinweise helfen dabei, Fehler zu vermeiden. An jedem Unterrichtsstandort bietet ein Informationsbildschirm Überblick über den anstehenden Unterricht. So wissen Schüler:innen wie auch Lehrpersonen immer, wann sie wo eingeteilt sind.
Wer ist Learn4Life
Die Non-Profit-Organisation Learn4Life setzt sich für eine bessere Chancengleichheit in der Grundbildung ein, indem sie professionelle Lernförderung zu fairen Preisen anbietet. Bisher auf die Berner Vororte Köniz und Ostermundigen fokussiert, möchte Learn4Life ihr Angebot auf weitere Standorte ausweiten, um es so vielen Schüler:innen wie möglich zu gleichen Bedingungen zugänglich zu machen.
Projektvision
«Wir wollen es ermöglichen, das Angebot von Learn4Life für alle Jugendlichen in der Schweiz zum jetzigen Preis anzubieten.» Um die notwendige Skalierbarkeit des Angebots zu erreichen, haben wir die bei Learn4Life im Einsatz stehenden Softwarelösungen durch eine neue Verwaltungssoftware vereint und abgelöst. Das vorrangige Ziel war, die Durchführung der vorhandenen Geschäftsprozesse zu vereinfachen und so weit wie möglich zu automatisieren.
In einem ersten Schritt haben wir ein "Minimum Viable Product" (MVP) entwickelt. Dieses enthält die Kernfunktionen, die für den produktiven Einsatz notwendig sind. So konnte Learn4Life schnell von der neuen Software profitieren und gleichzeitig Ressourcen sparen.
Effiziente Datenverwaltung
Die neue Software ermöglicht die effiziente Verwaltung aller relevanten Daten, von Schüler:innen- und Lehrpersonen-Daten bis hin zu Unterrichtszeiten und Abonnements. Ein einheitlicher Ansatz für die Datenverwaltung sorgte für Kosteneffizienz bei der Entwicklung.
Unterstützte Unterrichtsplanung
Planungsgrundlagen
Alle relevanten Informationen für die Unterrichtsplanung werden im System gespeichert und verwaltet.
Planungsvorschlag
Aus den Planungsgrundlagen kann das System für einen beliebigen Zeitraum einen Planungsvorschlag erzeugen. Dieser Vorschlag enthält provisorische Unterrichtseinheiten und wird bei jeder Ansicht neu generiert. Das System gibt dabei Hinweise auf vorhandene Kapazitäten und mögliche Probleme mit der aktuellen Planung. Allfällige Änderungen an den Planungsgrundlagen können direkt aus dem Planungsvorschlag heraus gemacht werden.
Wochenplanung
Um eine Woche definitiv zu planen, kann der Planungsvorschlag für diese Woche übernommen werden. Die vorgeschlagenen Unterrichtseinheiten werden dann in die Wochenplanung übernommen. Die Planung kann nach der Übernahme des Planungsvorschlags flexibel den kurzfristigen Umständen angepasst werden.
Weitere funktionalitäten
Automatische Rechnungsstellung
Um administrativen Aufwand bei der Rechnungsstellung zu sparen, haben wir die Erstellung von Rechnungen mit einer Buchhaltungsschnittstelle automatisiert.
Lohnverwaltung
Anhand der Wochenplanung weiss das System, wie viele Unterrichtsstunden eine Lehrperson in einem Monat geleistet hat. Diese Daten bilden die Grundlage für die Entlöhnung der Lehrpersonen.
Fazit
Dank unserer Vorgehensweise konnten wir schnell eine erste Version der neuen Verwaltungssoftware bereitstellen, die einen Mehrwert lieferte. In enger Zusammenarbeit mit Learn4Life haben wir die Software schrittweise erweitert, immer mit dem Ziel, die administrativen Abläufe effizienter zu gestalten. So kann Learn4Life weiter wachsen und noch mehr Jugendlichen in der Schweiz faire Bildungschancen ermöglichen.
Ausblick
Wie bereits oben erwähnt, deckt die hier vorgestellte Lösung lediglich die Kernfunktionalität für den produktiven Betrieb ab. In weiteren Blogbeiträgen werden wir über die Weiterentwicklung der Verwaltungssoftware berichten und Einblicke in unseren Entwicklungsprozess bieten.
Projekt Details
- Auftraggeber: Learn4Life
- Projektstart: 01.12.2022
- Im Einsatz seit: 01.01.2024
- Plattform: Web
